pare de apagar incêndios

5 motivos que te fazem viver apagando incêndios

Se você passa o dia resolvendo problemas e não consegue avançar projetos que te gerem valor, você pode estar dando uma de bombeiro, vivendo para apagar incêndios.

Brincadeiras à parte, o próprio bombeiro prefere trabalhar na prevenção de um incêndio do que apagá-lo. E é isso que você deveria fazer também. Incêndios são tarefas que poderiam ser evitadas se houvesse um bom planejamento, o que te faz ficar muito tempo no operacional e pouco no estratégico.

Confira os motivos que te fazem ter esse comportamento e como se livrar dele

1) Falta de planejamento diário

Quando você começa o dia sem primeiro fazer seu planejamento diário, você acaba fazendo as coisas conforme se lembra ou é cobrada. Não ter registrado (por escrito!) suas tarefas do dia é a receita da improdutividade. Te recomendo esse método de organização, que para mim super funciona, não abro mão! Tenha seu caderno e planner sempre do lado e comece seu dia sabendo exatamente o que fazer.

2) Não saber quais são suas prioridades

Sempre temos inúmeras coisas para fazer no dia, e, à medida que o dia passa, mais coisas vão surgindo demandando nossa atenção. O problema é que temos apenas algumas horas úteis para conseguir cumpri-las. A melhor forma de não se deixar afogar pelas demandas é saber quais suas prioridades. Eleja no máximo três e comece seu dia por elas. Assim, se algum imprevisto acontecer, ao menos você já cumpriu o que faz seu dia valer a pena, ou seja, suas prioridades.

3) Não saber delegar

Seja na sua vida pessoal ou profissional, é importante aprender a delegar. Você não é a única pessoa do mundo que sabe fazer aquela determinada coisa (e se for, trate de corrigir, pois está errado. Treine outra pessoa, descentralize). Quando você centraliza em si os problemas e tarefas que vão surgindo, você se sobrecarrega tanto fisicamente quanto emocionalmente. Não é inteligente.

Há alguns anos li o livro Trabalhe 4 horas por semana, de Timothy Ferriss, e guardei lições muito valiosas. Uma delas é essa, de delegar. O autor ensina uma conta básica: quanto vale a sua hora de trabalho? Suponha que seja R$200. Quanto vale a hora de trabalho de um terceirizado que pode fazer aquela tarefa? Suponha que seja R$80. Sendo assim, não faz o menor sentido você executar essa ação. Use o seu tempo, que é mais caro, para produzir algo de maior valor. Pense: o que você poderia delegar na sua rotina, algo que tem tomado seu tempo? Abra mão do controle!

4) Não analisar a causa-raiz dos problemas

Sabe aquela torneira pingando o dia todo, que ao invés de chamar um encanador pra consertar de vez o problema, você faz uma gambiarra pra resolver de forma “mais rápida”? Você leva 5 minutos todos os dias para dar aquele jeitinho nela. Isso dá 35 minutos por semana, duas horas e meia por mês. O exemplo é simples, mas é aplicável a inúmeras situações da sua rotina. Pode ser que você esteja perdendo um tempão em problemas tipo enxugar gelo. Identifique o que tem sugado seu tempo e que poderia ser completamente eliminado, e elimine o mal pela raiz.

Não espere o incêndio para resolver um problema. Haja de forma preventiva.

5) Não saber falar não

Esse motivo é clássico! “Paulinha, pode quebrar um galho pra mim?”, “Maria, pode entrar nessa call agora? Prometo que vai ser bem rapidinho”. Um simples “desculpe, não posso” resolveria o problema e você voltaria para suas prioridades. Mas a maioria das pessoas não consegue dizer não com facilidade. Treinar seu “não” é crucial para sua saúde mental, sem falar para a sua produtividade. Não deixe a agenda dos outros dominar a sua! Dê um belo sorriso, muito respeitoso e diga “não posso”. Com o tempo você vai ganhar muito mais respeito dos demais, você só tem a ganhar.


“Mas o que faço com as tarefas que forem surgindo no decorrer do dia?”

Sim, essas tarefas não previstas são inevitáveis, mas você sempre pode decidir se deve fazê-las na hora, ou não. Para ajudar, use a matriz de urgência x importância, também conhecida como matriz de Eisenhower. Para cada demanda, avalie sua urgência e importância e olhe para o respectivo quadrante para saber o que fazer: adiar, fazer na hora, delegar, postergar.

Não existe uma fórmula universal para distinguir se uma tarefa é urgente ou importante (ou os dois). Geralmente, tarefas urgentes são inevitáveis e exigem atenção imediata (a ligação de um cliente importante), enquanto tarefas importantes exigem mais planejamento e etapas, contribuindo para sua metas de longo prazo.

Dica final: analise sua rotina de forma atenta, especialmente no final do dia, e responda para si mesma: estou satisfeita com meu dia? O que poderia ter sido melhor? Por quê? Como? No dia seguinte, ajuste o que puder e seja aquele 1% melhor a cada dia!

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